Otrzymane faktury

OpenKSeF pobiera z KSeF faktury, w których Twoja firma jest nabywcą (faktury kosztowe). W portalu znajdziesz je w menu Otrzymane, a w aplikacji mobilnej na ekranie Faktury.

Faktury sprzedażowe, także wystawione w innym programie, opisuje strona Wystawianie faktur.

Lista faktur

• Kolumna Sprzedawca i numer pokazuje nazwę sprzedawcy, numer nadany przez sprzedawcę (np. FV/2026/10/0042) i datę wystawienia. Jeśli faktura nie ma numeru sprzedawcy, wyświetlany jest numer KSeF.
• Kolumna Termin płatności pokazuje termin z faktury w KSeF. Jeśli termin minął, a faktura nie jest oznaczona jako opłacona, przy dacie pojawia się po terminie.
• Kolumna Płatność pokazuje, czy faktura jest oznaczona jako opłacona.
• Kolumny Netto i Numer KSeF są widoczne na szerszych ekranach.
• Filtry: Wszystkie lub Nieopłacone, nazwa lub NIP sprzedawcy, zakres dat wystawienia. Firmę wybierasz w karcie Firma w menu bocznym.

Wszystkie pokazuje faktury od najnowszej. Nieopłacone pokazuje faktury, których nie oznaczono jako opłacone, od najbliższego terminu. Faktury bez terminu są na końcu.

Starsze faktury bez terminu

Faktury pobrane przed wprowadzeniem tej funkcji mają w kolumnie Termin płatności kreskę (—), dopóki termin nie zostanie uzupełniony. Automatyczne uzupełnianie jeszcze nie działa. Taka faktura nie dostanie oznaczenia po terminie, a na liście Nieopłacone będzie na końcu, więc sprawdź te faktury osobno. Kreskę zobaczysz też, gdy faktura nie ma terminu albo nie udało się pobrać jej pliku XML.

Strona Start

Na stronie Start karta Nieopłacone, od najbliższego terminu pokazuje pierwsze faktury z filtra Nieopłacone, a przy minionym terminie także po terminie. Link Wszystkie nieopłacone otwiera pełną listę. Faktury bez terminu dotyczy to samo ostrzeżenie co na liście.

Szczegóły faktury

Kliknij fakturę na liście, aby zobaczyć jej szczegóły: numery, sprzedawcę i nabywcę, daty, kwoty netto / VAT / brutto oraz status płatności.

Przy fakturze w walucie obcej wiersz VAT nazywa się VAT w przeliczeniu na PLN. Netto i brutto są w walucie faktury, więc netto plus VAT nie daje brutto.

Pozycje faktury

Karta Pozycje zawiera wiersze faktury (FaWiersz): nazwa, ilość z jednostką, Cena netto, Stawka i Brutto.

• Większość faktur zawiera tylko ceny netto i stawkę VAT. Wtedy cena brutto i VAT pozycji są wyliczane przez OpenKSeF ze stawki (netto × stawka). Mogą się różnić o grosze od kwot na fakturze, bo sprzedawca mógł liczyć VAT od sumy, a nie od każdej pozycji. Wiążące są kwoty z nagłówka faktury.
• Dla stawek nieliczbowych (np. zw, oo, np I, np II) VAT pozycji wynosi 0, a brutto = netto.
• Jeśli faktura w KSeF nie ma pozycji (np. niektóre faktury zaliczkowe), karta pokazuje Brak pozycji w pobranych danych.
• Faktury pobrane przed wprowadzeniem tej funkcji nie mają pozycji. Może je uzupełnić pełna resynchronizacja, w granicach limitu KSeF.

Status płatności

Przycisk Oznacz jako opłaconą zmienia status faktury na Opłacona i zapisuje datę oznaczenia. Cofnij oznaczenie przywraca status Nieopłacona.

Status tylko w OpenKSeF

Status płatności to Twoja notatka w OpenKSeF. Nie jest wysyłany do KSeF ani do banku, a OpenKSeF nie sprawdza, czy przelew został wykonany. Synchronizacja (także pełna) nie zmienia statusu płatności.

Status płatności zmienisz w portalu. Aplikacja mobilna go nie pokazuje.

Zapłać tę fakturę

Karta Zapłać tę fakturę zawiera kwotę, termin płatności, odbiorcę, tytuł przelewu i numer rachunku sprzedawcy (z faktury w KSeF). Kopiuj dane przelewu kopiuje je do schowka, a kod QR (standard ZBP) zeskanujesz w aplikacji bankowej. Bez kodu QR karta nazywa się Dane do przelewu. Po oznaczeniu faktury jako opłaconej karta nazywa się Opłacona, a dane otworzysz przez Pokaż dane do przelewu.

Tytuł przelewu to sam numer faktury sprzedawcy, np. FV/2026/10/0042; w kodzie QR jest skrócony do 32 znaków. Jeśli faktura nie ma numeru sprzedawcy, tytułem jest numer KSeF. Gdy faktura nie zawiera numeru rachunku, pole Rachunek odbiorcy pokazuje brak.

Synchronizacja z KSeF

Worker pobiera nowe faktury automatycznie w tle, domyślnie co 4 godziny. Pierwsza synchronizacja nowej firmy pobiera faktury otrzymane z ostatnich 6 miesięcy, a sprzedaż z innych programów z ostatnich 12 miesięcy. Synchronizację uruchomisz też ręcznie przyciskiem Pobierz z KSeF na stronach Start, Otrzymane i Firma > Token KSeF i pobieranie. Na tej ostatniej, w sekcji Działania ryzykowne, jest też Pełna resynchronizacja.

Przycisk	Co robi	Kiedy użyć
Pobierz z KSeF	Pobiera faktury, które pojawiły się w KSeF od ostatniej synchronizacji	Nie chcesz czekać na automatyczną synchronizację
Pełna resynchronizacja	Sprawdza wszystkie otrzymane faktury firmy w KSeF i nadpisuje ich dane (w tym pozycje, numer rachunku i termin płatności) dla plików XML, które zmieszczą się w limicie KSeF	Brakuje pozycji, numeru rachunku lub terminu płatności na starszych fakturach

Pełna resynchronizacja

Przed uruchomieniem portal prosi o potwierdzenie.

• Obejmuje całą historię faktur otrzymanych: od najstarszej zapisanej w OpenKSeF, a nie tylko z okresu synchronizacji początkowej. Sprzedaży z innych programów nie pobiera od nowa, dochodzą tylko nowe faktury.
• Trwa dłużej niż zwykła synchronizacja, bo OpenKSeF próbuje pobrać plik XML każdej faktury od nowa.
• Faktury są zapisywane partiami. Jeśli resynchronizacja przerwie się w trakcie, część faktur może być już zaktualizowana, a część nie.
• Jeśli OpenKSeF nie odczyta pliku XML którejś faktury, jej pozycje mogą zniknąć. Kolejna pełna resynchronizacja może je przywrócić, jeśli plik da się odczytać i zmieści się w limicie KSeF.
• Nie wysyła powiadomień. Nowe faktury znalezione przez pełną resynchronizację nie wygenerują powiadomienia ani teraz, ani później. Tak samo działa pierwsza synchronizacja nowej firmy.
• Status płatności faktur zostaje zachowany.

Limit KSeF: duża firma nie skończy w jednym uruchomieniu

KSeF pozwala pobrać plik XML faktury najwyżej 8 razy na sekundę, 16 razy na minutę i 64 razy na godzinę (limity API KSeF). Pełna resynchronizacja nie czeka na odblokowanie limitu: pliku ponad limit nie pobiera i przechodzi dalej.

• Firma, która ma więcej faktur, niż mieści się w limicie, nie zostanie uzupełniona w jednym uruchomieniu. W teście na środowisku TEST pierwsze uruchomienie uzupełniło termin w 10 z 25 faktur.
• Ponowne uruchomienie nie dokańcza pracy. Każde zaczyna od początku, pobiera także faktury już uzupełnione i znów trafia na limit. W tym samym teście po dwóch kolejnych uruchomieniach termin miało 11 z 25 faktur.
• Komunikat Pełna resynchronizacja zakończona nie znaczy, że pobrano wszystkie pliki. Liczba Pobrane to faktury z listy KSeF, a nie pobrane pliki XML.
• Faktura, której pliku nie udało się pobrać, zachowuje dotychczasowe pozycje, numer rachunku i termin.
• Częste uruchamianie może wyczerpać także limit zapytań o listę faktur. Resynchronizacja kończy się wtedy błędem, a kolejną próbę warto odłożyć na około godzinę.

Aplikacja mobilna

W aplikacji mobilnej (Android, od wersji 1.0.4):

• lista faktur pokazuje numer faktury sprzedawcy, a gdy go brak -- numer KSeF,
• szczegóły faktury zawierają Numer faktury, Numer KSeF i kartę Pozycje faktury (nazwa, ilość × jednostka, cena netto, kwoty netto / VAT / brutto),
• tytuł przelewu przy kopiowaniu danych i w kodzie QR to sam numer faktury (w kodzie QR skrócony do 32 znaków).

Więcej o aplikacji: Aplikacja mobilna.