Wystawianie faktur

OpenKSeF wystawia faktury VAT i wysyła je do KSeF. Działa to w portalu: faktury znajdziesz w menu Wystawione, a dane firmy w menu Firma, na karcie Dane do faktur. Wystawianie jest też w aplikacji na Androida, od wersji 1.0.5, ale kończymy poprawki, zanim zalecimy jej instalację.

Faktury, które otrzymujesz od dostawców, opisuje strona Otrzymane faktury. Sprzedaż wystawioną w innym programie opisuje sekcja Faktury spoza OpenKSeF.

Sprawdź środowisko

Przy fakturze widać środowisko KSeF: TEST, DEMO albo PRODUKCJA. Na środowisku PRODUKCJA przyjęta faktura staje się dokumentem prawnym. Nie można jej usunąć ani edytować.

Zanim zaczniesz

1. Zapisz w Firma > Token KSeF i pobieranie token KSeF z uprawnieniem do zapisu.
2. Uzupełnij dane do faktur.

Token KSeF

Token musi mieć dwa uprawnienia:

• odczyt faktur, aby pobierać faktury z KSeF,
• wystawianie faktur (zapis), aby je wysyłać.

Sam odczyt wystarczy do przeglądania faktur, ale nie do ich wystawiania. Wysyłka zakończy się wtedy komunikatem:

Token KSeF nie ma uprawnienia do wystawiania faktur. Wygeneruj token z uprawnieniem do zapisu i podmień go w ustawieniach firmy.

Jeśli firma ma token tylko do odczytu, wygeneruj nowy w Aplikacji Podatnika KSeF i podmień go w ustawieniach firmy.

Ważność tokenu

Token nie jest wieczny. Logowanie tokenem jest dopuszczone do 31 grudnia 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1815, § 13), chyba że przepisy zostaną zmienione. Sprawdź aktualny stan w materiałach Ministerstwa Finansów.

Dane do faktur

Te dane trafiają na każdą wystawianą fakturę. Bez nich wystawianie jest zablokowane.

• Sprzedawca: nazwa i adres. Pobierz z NIP uzupełnia je z białej listy Ministerstwa Finansów i pokazuje status VAT. Jeśli firmy nie ma na białej liście, wpisz dane ręcznie.
• Rachunek bankowy: wybierz rachunek z białej listy albo wpisz inny. Numer rachunku jest wymagany przy płatności przelewem. Rachunek spoza białej listy to ryzyko podatkowe nabywcy przy płatnościach powyżej 15 000 zł.
• Metoda kasowa: dodaje na fakturze adnotację „metoda kasowa”. Faktura dla firmy zagranicznej nie ma tej adnotacji.
• Rachunek do faktur zagranicznych: opcjonalny. Zobacz Rachunek i SWIFT.

Numeracja

Numer nadaje serwer w chwili wystawienia. Szkic nie ma numeru, więc usunięcie szkicu nie zostawia luki.

Znacznik	Znaczenie
{nr}	Kolejny numer
{MM}	Miesiąc z daty wystawienia
{RRRR}	Rok z daty wystawienia, wymagany we wzorcu

• Domyślny wzorzec to FV/{nr}/{MM}/{RRRR}, na przykład FV/1/11/2026.
• Licznik zaczyna się od nowa co miesiąc, jeśli wzorzec zawiera {MM}. W przeciwnym razie zaczyna się od nowa co rok.
• Jeśli wystawiałeś już faktury w innym programie, ustaw wyższy następny numer. KSeF nie przyjmie numeru, który ta firma już wykorzystała.

Formularz pokazuje numer, który dostanie następna faktura.

Wystawienie faktury

1. W menu Wystawione utwórz nową fakturę.
2. Wybierz nabywcę:
   • Firma: wymagany jest poprawny NIP. Pobierz z NIP uzupełni nazwę i adres.
   • Osoba prywatna: bez NIP, z nazwą i adresem. Po przyjęciu faktury przekaż nabywcy PDF z kodem KOD I.
   • Firma zagraniczna: usługi dla firmy spoza Polski. Zobacz Faktury dla firm zagranicznych.
3. Sprawdź daty. Data wystawienia nie może być późniejsza niż dzisiejsza, a termin płatności nie może być wcześniejszy niż data wystawienia.
4. Dodaj pozycje: nazwa, jednostka, ilość, cena netto, stawka VAT. Dostępne stawki to 23, 8, 5, 0 KR i zw. Przy stawce zw podaj podstawę zwolnienia. Dla firmy zagranicznej dostępne są tylko np I i np II.
5. Wybierz płatność: Przelew, Gotówka albo Karta. W razie potrzeby zaznacz mechanizm podzielonej płatności. Program przypomni o nim, ale nie rozstrzygnie, czy faktura go wymaga.
6. Kliknij Zapisz szkic, jeśli chcesz wrócić do faktury później. Szkic można edytować i usunąć.
7. Kliknij Wystaw i wyślij do KSeF. Na środowiskach TEST i DEMO faktura wysyła się od razu. W pozostałych przypadkach potwierdź w oknie z numerem, nabywcą, datą i kwotą.

VAT jest liczony od sumy netto dla każdej stawki. VAT widoczny przy pozycji jest poglądowy.

Statusy

Status	Co oznacza	Co możesz zrobić
Szkic	Faktura bez numeru, nie została wysłana	Edytować, usunąć, wystawić
Wysyłanie	Numer nadany, trwa wysyłka lub czekamy na odpowiedź KSeF	Poczekać. Możesz zamknąć stronę
Przyjęta w KSeF	KSeF nadał numer KSeF	Pobrać XML, UPO i PDF, skopiować
Odrzucona	KSeF nie przyjął faktury albo wysyłka nie mogła się rozpocząć	Zobacz Odrzucona faktura

Jeśli KSeF nie odpowiada albo wynik wysyłki jest niepewny, faktura zostaje w statusie Wysyłanie, a OpenKSeF ponawia sprawdzanie. Nie wysyłaj wtedy faktury drugi raz. Wcześniejsza próba mogła zostać przyjęta, a kopia oznaczałaby drugi dokument dla tej samej sprzedaży. Dlatego w tym statusie nie można skopiować faktury.

XML, UPO i PDF

Pliki są dostępne dla faktury wystawionej w OpenKSeF i Przyjętej w KSeF.

• XML: dokładnie te dane, które trafiły do KSeF.
• UPO: urzędowe poświadczenie odbioru. Może pojawić się chwilę po przyjęciu faktury. Do tego czasu widać „Oczekuje na UPO”.
• PDF: wizualizacja faktury z kodem KOD I, po którego zeskanowaniu można sprawdzić fakturę w KSeF. Przekaż ten PDF nabywcy, który nie korzysta z KSeF, na przykład osobie prywatnej.

Pliki pobierzesz w portalu przyciskami Pobierz XML, Pobierz UPO i Pobierz PDF. Faktura dla firmy zagranicznej ma trzy przyciski PDF.

Odrzucona faktura

Odrzucona faktura zachowuje swój numer. Zobaczysz kod i opis błędu z KSeF. Popraw i wyślij ponownie wysyła poprawioną fakturę z tym samym numerem.

Data zostaje w okresie numeru

Numer zawiera okres, więc datę wystawienia możesz zmienić tylko w jego obrębie. Dla numeru FV/7/11/2026 jest to listopad 2026 r. Inna data zostanie odrzucona komunikatem:

Numer FV/7/11/2026 należy do okresu 11/2026. Zostaw datę wystawienia w tym okresie albo użyj „Kopiuj jako nową”. Nowa faktura dostanie nowy numer, a ten pozostanie niewykorzystany.

Kopiuj jako nową

Kopiuj jako nową tworzy szkic z tym samym nabywcą i pozycjami, z dzisiejszą datą wystawienia i sprzedaży, terminem płatności za 14 dni i bez numeru. Numer dostanie przy wystawieniu.

Skopiowanie odrzuconej faktury nie usuwa jej ani nie zwalnia jej numeru. Odrzucona faktura zostaje na liście i pokazuje, dlaczego ten numer nie został wykorzystany. Nie można jej usunąć.

Kod 440: numer jest już w KSeF

Kod 440 oznacza, że KSeF ma już dokument tej firmy z tym samym numerem. Ponowna wysyłka z tym numerem się nie uda, więc jest zablokowana. Zobaczysz komunikat:

Ten numer faktury jest już użyty w KSeF. Sprawdź tę fakturę w KSeF, zanim wystawisz ją pod nowym numerem.

Jeśli numer KSeF tego dokumentu jest znany, OpenKSeF go pokaże, razem ze wskazówką:

Sprawdź tę fakturę w KSeF. Jeśli to ta sama sprzedaż, nie wystawiaj jej ponownie.

Dokument sprawdzisz na przykład w Aplikacji Podatnika KSeF:

• To ta sama sprzedaż: nie wystawiaj faktury ponownie. Kopia oznaczałaby drugi dokument i drugi VAT dla jednej sprzedaży.
• To inna sprzedaż: użyj Kopiuj jako nową. Jeśli wcześniejsze numery nadano poza OpenKSeF, najpierw ustaw wyższy następny numer w Firma > Dane do faktur.

Faktury dla firm zagranicznych

OpenKSeF wystawia faktury za usługi dla firm spoza Polski, w PLN lub w walucie obcej. Działa to tylko w portalu. Faktura trafia do KSeF jak każda inna.

O stawce decydujesz Ty

OpenKSeF nie sprawdzi, czy nabywca naprawdę prowadzi firmę ani czy miejsce świadczenia usługi jest poza Polską. Wybierając Firma zagraniczna, sam to stwierdzasz. Faktura w tej formie nie jest przeznaczona dla osoby prywatnej. Jeśli masz wątpliwość, zapytaj księgowego. Ten opis nie jest poradą podatkową ani stanowiskiem Ministerstwa Finansów.

Kiedy np I, a kiedy np II

Obie stawki oznaczają, że miejsce świadczenia usługi jest poza Polską. Faktura nie ma kwoty VAT. Program przyjmuje stawkę zgodną z krajem nabywcy i sam proponuje ją w formularzu.

Stawka	Nabywca	Kiedy	Numer nabywcy
np II	Firma z innego kraju UE	Usługa opodatkowana w kraju nabywcy, a VAT rozlicza nabywca (art. 28b i art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT)	Numer VAT UE, wymagany, z kodem kraju lub bez niego
np I	Firma spoza UE, na przykład z Wielkiej Brytanii, USA lub Szwajcarii	Miejsce świadczenia usługi poza UE (art. 28b ustawy o VAT)	Numer podatkowy albo Bez numeru podatkowego

Art. 28b to zasada ogólna dla usług na rzecz podatnika. Inne przepisy określają miejsce świadczenia inaczej, na przykład usług związanych z nieruchomością (art. 28e) i transportu pasażerów (art. 28f). Wtedy te stawki mogą nie pasować.

Nabywca z polskim NIP to zwykła Firma. Program nie przyjmie jako numeru zagranicznego polskiego NIP z przedrostkiem PL. Numeru VAT UE nie sprawdza w systemie VIES, więc sprawdź go sam.

Nabywca bez numeru podatkowego

Dla nabywcy spoza UE możesz zaznaczyć Bez numeru podatkowego. Faktura nie będzie wtedy miała numeru nabywcy, a wydruk pominie ten wiersz. Dla nabywcy z UE ta opcja nie istnieje, bo numer VAT UE jest wymagany.

Brak numeru nie zmienia decyzji o stawce: nadal to Ty stwierdzasz, że nabywca jest firmą. Po ponownym otwarciu szkicu lub skopiowaniu faktury zaznaczenie znika. Zaznacz je jeszcze raz albo wpisz numer, inaczej wystawienie zostanie zablokowane.

Dane nabywcy

Wpisz nazwę i adres alfabetem łacińskim, także dla kraju, który używa innego pisma. Wydruk dwujęzyczny nie pokaże niektórych pism, na przykład arabskiego i chińskiego. Polskie znaki drukują się poprawnie.

Waluta i kurs

Wybierz walutę w sekcji Daty i płatność. Przy walucie innej niż PLN wymagany jest kurs, widoczny w polu Kurs: 1 GBP w PLN. Kurs trafia do faktury w KSeF i na wydruk. Kwoty na liście, w szczegółach i na PDF są w walucie faktury.

• Podpowiedź: program proponuje średni kurs NBP z tabeli A, z ostatniego dnia roboczego przed wcześniejszą z dwóch dat: wystawienia i sprzedaży. Pod polem widać datę tabeli. Po zmianie daty podpowiedź się odświeża.
• Własny kurs: wpisz go w polu. Zobaczysz Kurs wpisany ręcznie. oraz kurs NBP do porównania. Program nie sprawdza wpisanego kursu. Użyj kursu NBP przywraca podpowiedź.
• Brak kursu NBP: gdy NBP nie odpowiada albo nie podaje tej waluty, zobaczysz Brak kursu NBP. Wpisz kurs ręcznie. Szkic można zapisać, ale wystawienie wymaga kursu.
• Kurs niepasujący do dat: jeśli zapisany kurs NBP nie pasuje do dat faktury, wystawienie zostanie zablokowane. Pobierz kurs ponownie albo wpisz go ręcznie.
• Kopiuj jako nową: nowy szkic dostaje nową podpowiedź kursu.

Nie czyść pola kursu przed wystawieniem

Gdy pole jest puste, a NBP zna walutę, program sam wpisze kurs NBP. Na środowiskach TEST i DEMO faktura wyśle się od razu, więc tego kursu nie zobaczysz przed wysyłką.

Podpowiedź liczy się tylko z dat na fakturze. Przy usługach ciągłych i przy obowiązku podatkowym w innym dniu ustal kurs z księgowym.

Rachunek i SWIFT

W Firma > Dane do faktur możesz podać rachunek w karcie Rachunek do faktur zagranicznych: IBAN, SWIFT i nazwę banku.

• Z tym rachunkiem faktura dla firmy zagranicznej pokaże jego dane.
• Bez niego pokaże rachunek główny jako PL + numer rachunku, ze SWIFT i nazwą banku, jeśli wpiszesz je przy rachunku głównym.

Rachunek jest zapisywany na fakturze w chwili wystawienia. Późniejsza zmiana danych firmy nie zmienia wystawionych faktur. Faktura dla firmy zagranicznej nie ma pola mechanizmu podzielonej płatności.

Nazwa pozycji po polsku i angielsku

Wpisz nazwę w jednym polu: najpierw po polsku, potem po angielsku, rozdzielone ukośnikiem:

Usługi programistyczne/Software development services

Na wydruku dwujęzycznym program rozdzieli te części, a ukośnik zniknie. W pliku XML i w KSeF nazwa zostaje w całości.

• Części rozdziela ukośnik ze spacjami (Usługi doradcze / Consulting services) albo ukośnik bez spacji, z małą literą przed nim i wielką po nim.
• Nazwy takie jak Konsultacje 10/2026 i Wsparcie CI/CD nie zostaną rozdzielone. Wydrukują się raz, w całości.
• Program nie rozpoznaje języka. Nazwa zaczynająca się od angielskiego wydrukuje angielski na miejscu polskiego.

PDF dla nabywcy

Nabywca nie dostanie tej faktury z KSeF. Gdy faktura ma status Przyjęta w KSeF, pobierz PDF i wyślij mu go w sposób, który z nim uzgodnisz. OpenKSeF nie wysyła go sam. Każdy PDF ma kod KOD I i numer KSeF, więc nabywca może sprawdzić fakturę w KSeF.

Przycisk	Co dostajesz
Pobierz PDF (EN/PL)	Wydruk dwujęzyczny: angielski duży, polski mały, kwoty w formacie 2,350.50 GBP
Pobierz PDF (PL/EN)	Wydruk dwujęzyczny: polski duży, angielski mały, kwoty w formacie 2 350,50 GBP
Pobierz PDF (wzór MF)	Wizualizacja według wzoru Ministerstwa Finansów

Wydruk dwujęzyczny bierze wszystkie dane z pliku XML wysłanego do KSeF. Podaje kurs waluty i kwotę słownie w obu językach. Nie jest nowym dokumentem: fakturą pozostaje XML w KSeF.

Wydruk zawsze pokazuje Paid / Zapłacono 0 i całą kwotę do zapłaty. Zawiera też adnotację Reverse charge / Odwrotne obciążenie i objaśnienie np: not subject to VAT in Poland / np: niepodlegające opodatkowaniu w Polsce.

Aplikacja mobilna a faktury zagraniczne

Faktury dla firmy zagranicznej nie wystawisz w aplikacji mobilnej. Obecna wersja aplikacji (1.0.5) pokazuje taką fakturę błędnie do czasu kolejnego wydania aplikacji: cena pozycji i podsumowanie szkicu mają oznaczenie PLN, stawka wygląda jak np I%, nie ma kraju ani numeru nabywcy. Właściwe dane są w portalu i w KSeF.

Szkicu tej faktury nie edytuj w aplikacji. Zapis się nie uda albo wystawienie zostanie zablokowane. Szkic w PLN po zmianie nabywcy na Osobę prywatną stanie się zwykłą fakturą krajową. Popraw szkic w portalu.

Zapytaj księgowego

Faktury dla firm zagranicznych sprawdziliśmy na środowisku testowym KSeF. KSeF je przyjmuje, ale to nie rozstrzyga skutków podatkowych. Nie jest to porada podatkowa, a księgowy nie sprawdzał jeszcze tych ustawień. Zapytaj swojego księgowego, zwłaszcza o to:

• Czy zastosować np I lub np II do Twojej usługi i tego nabywcy.
• Czy adnotacja Odwrotne obciążenie (P_18 = 1 w XML) jest właściwa dla np I, a nie tylko dla np II.
• Czy objaśnienie not subject to VAT in Poland dobrze opisuje np I i np II.
• Czy można wysłać nabywcy sam wydruk dwujęzyczny, bez PDF według wzoru MF.
• Czy rozdzielona lub przetłumaczona nazwa pozycji, kraj i sposób zapłaty są zgodne z XML.
• Czy Paid 0 na każdym wydruku jest do przyjęcia.
• Jak traktować usługę dla Irlandii Północnej (kod XI). Program uznaje ją za usługę spoza UE, ze stawką np I.
• Który kurs przyjąć przy usługach ciągłych.
• Jak ująć faktury w JPK_V7 i VAT-UE. OpenKSeF tych plików nie tworzy.
• Czy przed wystawieniem faktury np II musisz być zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Faktury spoza OpenKSeF

OpenKSeF pobiera z KSeF także faktury sprzedażowe, które firma wystawiła w innym programie. Pierwsze pobranie sięga najwyżej 12 miesięcy wstecz. Później dochodzą tylko nowe faktury.

Znajdziesz je w menu Wystawione, pod filtrami Wszystkie i Przyjęte, ze statusem Przyjęta w KSeF i oznaczeniem Spoza OpenKSeF. Faktura wystawiona w OpenKSeF jest na liście raz i nie ma tego oznaczenia.

Te faktury są tylko do odczytu:

• Nie mają statusu płatności ani terminu płatności. Nie oznaczysz ich jako opłaconych.
• Nie mają danych do przelewu ani kodu QR.
• Nie mają plików XML, UPO i PDF.
• Nie mają jeszcze pozycji. W szczegółach zobaczysz Pozycji tej faktury nie pobrano jeszcze z KSeF.

Przy fakturze w walucie obcej wiersz VAT nazywa się VAT w przeliczeniu na PLN. Netto i brutto są w walucie faktury, więc netto plus VAT nie daje brutto.

Po pierwszej synchronizacji lista może być pusta

Lista może zostać pusta albo niepełna, zwłaszcza gdy firma ma dużo faktur otrzymanych. Synchronizacja nie pokazuje wtedy błędu. Brakujące faktury doda kolejna synchronizacja: automatyczna (domyślnie do 4 godzin) albo ręczna.

Tych faktur nie obejmują powiadomienia push i nie ma ich w aplikacji mobilnej.

Usunięcie firmy usuwa te faktury tylko z OpenKSeF. W KSeF zostają.

Aplikacja mobilna

Wystawianie faktur jest też w aplikacji na Androida, od wersji 1.0.5. Kończymy poprawki, zanim zalecimy jej instalację. Faktury dla firm zagranicznych wystawisz tylko w portalu: szczegóły.

Ograniczenia

Tych rzeczy OpenKSeF jeszcze nie obsługuje:

Czego nie ma	Co zrobić
Faktura korygująca (korekta)	Wystaw ją w Aplikacji Podatnika KSeF Ministerstwa Finansów
Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa	Użyj Aplikacji Podatnika KSeF lub innego programu
Proforma	Użyj innego programu. Proforma nie jest fakturą i nie trafia do KSeF
Towary za granicę: WDT i eksport, stawki 0 WDT i 0 EX	Użyj Aplikacji Podatnika KSeF lub innego programu
VAT w walucie obcej: stawka 23, 8 lub 5 w innej walucie niż PLN	Użyj Aplikacji Podatnika KSeF lub innego programu
Waluta obca dla nabywcy Firma lub Osoba prywatna	Użyj Aplikacji Podatnika KSeF lub innego programu
Osoba prywatna za granicą i OSS	Użyj Aplikacji Podatnika KSeF lub innego programu
Stawka oo	Użyj Aplikacji Podatnika KSeF lub innego programu
Faktura dla firmy zagranicznej w aplikacji mobilnej	Wystaw ją w portalu
Kilka serii numeracji i numery wpisywane ręcznie	Jedna firma ma jeden wzorzec numeru

Dodatkowo:

• Przyjętej faktury nie można zmienić ani usunąć pojedynczo w OpenKSeF. Z KSeF nie można jej usunąć wcale.
• Firmę usuniesz razem z jej wystawionymi fakturami, chyba że ma fakturę wystawioną w OpenKSeF w statusie Wysyłanie albo przyjętą na środowisku PRODUKCJA. Faktury spoza OpenKSeF nie blokują usunięcia. Przy wysyłce poczekaj na jej koniec. Przy fakturze przyjętej na środowisku PRODUKCJA skontaktuj się z właścicielem instancji. Usuniętych faktur wystawionych w OpenKSeF i szkiców nie da się przywrócić.
• OpenKSeF nie ocenia skutków podatkowych faktury. W razie wątpliwości zapytaj księgowego lub doradcę podatkowego.